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Como implementar respostas a riscos (Gerenciamento de Riscos)

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Como implementar respostas a riscos (Gerenciamento de Riscos)

Dando continuidade a nossa série de posts sobre Gerenciamento de Riscos, hoje vamos tratar da estratégia de resposta aos riscos. Como implementar respostas aos riscos identificados no projeto?

Há todo um processo de resposta a riscos no Guia PMBOK® que vai ajudá-lo a descobrir como abordar essa parte do gerenciamento de seu projeto. Mas aqui nós resumimos o básico para você não fazer feio!

O processo Implementar Respostas aos Riscos é onde você pega seus planos de resposta e realmente o faz acontecer. A execução de planos de resposta a riscos é importante porque somente falar sobre um problema potencial não é suficiente para corrigi-lo.

Não há um momento exato para fazer isso – você identificará os riscos em todo o projeto, de modo que, ao criar um novo, você preparará o plano de resposta aos riscos e o implementará. Reserve um tempo durante o projeto para garantir que você pense em como fazer a parte da implementação da estratégia de resposta a riscos – incorpore-a em suas reuniões regulares de acompanhamento de projeto (RAPs).

Entradas

As entradas para este processo são:

  • O plano de gerenciamento do projeto e, em particular, a seção do plano de gerenciamento de risco
  • Documentos do projeto, incluindo o registro de lições aprendidas, o registro de risco (porque é onde você terá escrito o que deveria estar fazendo) e relatórios de risco, se os tiver
  • Ativos de processos organizacionais.

O plano de gerenciamento de riscos incluirá os nomes das pessoas responsáveis ​​pelo processo de gerenciamento de riscos e isso é útil para atribuir a propriedade das ações de gerenciamento. Você também pode ter informações relacionadas ao nível de risco aceitável – isso é o que você está tentando alcançar realizando suas atividades de gerenciamento de risco. Nem sempre é necessário remover o risco completamente; às vezes, apenas reduzi-lo a um nível aceitável para o projeto ou para a empresa.

Os Ativos de processos organizacionais são documentos corporativos, como lições aprendidas, que pode fornecer insights sobre como outras abordagens de gerenciamento de risco foram implementadas e quais foram as técnicas eficazes para fazê-lo.

Ferramentas e técnicas

As ferramentas e técnicas vão depender muito do tipo de implementação que você está fazendo. Como implementar a estratégia de ‘aceitação’ é obviamente muito diferente de uma abordagem em que você vai fazer tudo para mitigá-la com um grande plano de ação.

No entanto, existem alguns tópicos comuns para os tipos de ferramentas e técnicas que você pode adotar aqui, incluindo:

  • Opinião especializada (com base na experiência dos líderes de sua equipe e em seu próprio conhecimento sobre a melhor forma de implementar os planos)
  • Habilidades interpessoais e de equipe, especialmente de influência – isso cairá principalmente para você garantir que o trabalho seja feito
  • Sistema de informações de gerenciamento de projetos (documente e registre o que você está fazendo).

Basicamente, use seu conhecimento de PM para garantir que as ações planejadas para a resposta ao risco realmente aconteçam.

Saídas

As saídas deste processo são:

  • Solicitações de mudança (porque seus planos podem envolver a adição ou remoção de tarefas ao cronograma do projeto, por exemplo)
  • Atualizações de documentos do projeto, especialmente para o registro de problemas, registro de lições aprendidas, atribuições de equipe (como as atribuições de trabalho das pessoas precisam ser atualizadas para refletir suas novas tarefas), o registro de risco e relatórios de risco.

E, é claro, o trabalho de fazer as respostas aos riscos – embutido em suas listas de tarefas pendentes e logs de ação, e discussões com membros da equipe.

À medida que você ganha mais experiência em gerenciamento de projetos, vai perceber que não precisa reinventar esse processo a cada projeto. Isso acontece naturalmente como parte das coisas que você está fazendo no projeto. Torna-se uma parte integrada de como você gerencia o risco e está tão alinhado com as outras partes do gerenciamento de risco que tudo flui junto. Não tenho reuniões onde me sento e digo: “Hoje vamos fazer o processo de implementação de respostas aos riscos”. Isso não é apenas uma parte exigida de como fazemos o gerenciamento de riscos acontecer … mas o processo acontece. É simplesmente parte integrante de tudo o mais e uma parte natural de como trabalhamos juntos como uma equipe.

O processo existe para lembrá-lo de ter certeza de que as respostas aos riscos não são algo sobre o qual você simplesmente fala. Ficar tomando notas não é lá uma tarefa agradável, mas nem por isso os riscos desaparecem. Eles continuam lá, independente de quão bonitona é sua planilha de gestão de riscos.

No próximo post sobre o assunto, vamos discutir como monitorar os riscos para garantir que seus planos de ação estejam sendo executados conforme o esperado e tenham o impacto certo em seu projeto.

Veja também:

 

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